In beginsel is ieder lid van de organisatie welkom in de grote kring. In deze kring worden de besluiten genomen. Je zal snel merken dat het niet handig is een vergadering te beleggen als iemand een doosje potloden wil kopen. Dus om er voor te zorgen dat je niet voor elk wissewasje met een motie (=bespreekpunt) naar de kring moet komen, kun je domeinen afspreken. Een domein is een duidelijk afgebakend gebied waarbinnen iemand of een groep (kring) autonomie en verantwoordelijkheid heeft. Als het domein bij 1 persoon ligt, dan is vergaderen zo gedaan, maar vaak zijn er meerdere deelnemers in een domein en organiseren zijn hun eigen vergaderingen (subkringen).

Hoewel hoofdkring en subkringen logische en duidelijke namen zijn, vinden sommigen dat zij geen gelijkwaardigheid uitstralen. Ik blijf deze namen toch gebruiken.

De hoofdkring is de kring waar domeinen afgesproken kunnen worden. De subkringen hebben een mandaat gekregen en vullen daarmee hun domein. Zaken als wie er in de subkring zitten, hoeveel budget er is, welke ruimte(n) ze innemen, hoe ze hun voortgang inzichtelijk maken, wanneer ze aan de hoofdkring verslag uitbrengen, etc etc kunnen bij het geven van mandaat horen. Gelijkwaardig, samen verder.

Je kan zelf bepalen hoe strak je een domein wilt definiëren. Bij sommige bedrijven staat er niets op papier, iedereen weet het gewoon en wat je niet weet vraag je. Bij andere zijn er hele formats van formulieren die na het invullen in een map belanden en er bijna nooit meer uit komen. Deze formulieren helpen natuurlijk wel, namelijk door bij het invullen ervan helder te krijgen welke afspraken er nodig zijn. Toch gaat het uiteindelijk niet om het domein-papiertje. Het gaat er om dat iedereen voelt dat er balans is tussen autonomie en verantwoordelijkheid maar ook tussen tijd om af te stemmen en wat het afstemmen oplevert. En natuurlijk ‘hoe komen we samen verder, met alle argumenten!’